BIAR NGGAK BINGUNG, INI 5 LIST PERTANYAAN UNTUK KONSULTASI DENGAN EVENT ORGANIZER

List pertanyaan buat kamu yang mau konsultasi dengan event organizer.

Bertemu dengan Event Organizer (EO) yang cocok dengan kebutuhan event kita memang bukanlah hal yang mudah. Baik dari segi kesesuaian budget, konsep, maupun desain. Maka dari itu, konsultasi merupakan hal yang cukup krusial dan penting sebelum kita menentukan langkah selanjutnya.

Namun, tak sedikit orang terutama yang baru pertama kali masih bingung harus menanyakan apa saat sesi konsultasi dengan EO. Karena itu, berikut lima pertanyaan penting yang bisa kamu ajukan saat berdiskusi dengan vendor Event Organizer.

1. “Apakah konsep event saya realistis dengan budget yang ada?”
   Meski terdengar basic, namun pertanyaan ini ternyata penting, lho, Inksider. Dengan bertanya hal ini dari awal, kamu bisa langsung punya ekspektasi yang lebih realistis. Karena kebanyakan orang datang dengan referensi event yang “wah”, tapi belum tentu sesuai dengan budget yang dimiliki. Maka dari itu, EO profesional seperti Studio Ink Production akan membantu:

• Menyesuaikan konsep dengan budget
• Memberi alternatif ide yang lebih feasible
• Menghindari overbudget di tengah jalan

1. “Apa saja yang sudah termasuk dalam layanan EO ini?”
   Jangan karena dilabeli “Event Organizer”, kamu jadi langsung berasumsi semua hal akan di-handle oleh EO, ya, Inksider. Setiap EO punya scope kerja yang berbeda. Ada yang full-service, ada juga yang hanya handle bagian tertentu. Pastikan kamu tahu dengan jelas, seperti:

• Apakah sudah termasuk vendor (catering, dekor, dokumentasi)?
• Apakah sudah termasuk crew on-site?
• Apakah mereka handle perizinan?

1. “Bagaimana alur kerja dan timeline persiapannya?”
   Event yang terlihat mulus biasanya terlihat well planned dan sangat terstruktur di belakang layar. Kamu bisa tanyakan timeline dari awal planning sampai hari-H, deadline penting (DP vendor, final rundown, technical meeting), hingga seberapa sering update progress akan diberikan.
2. “Apakah ada backup plan jika terjadi kendala?”
   Di dunia event, hal tak terduga itu bukan “kemungkinan” tapi hampir pasti terjadi. EO yang berpengalaman pasti sudah punya contingency plan seperti plan B jika tiba-tiba ada perubahan cuaca, maupun perubahan teknis yang mendadak. Dari jawaban mereka nanti, kamu bisa menilai seberapa siap mereka menghadapi situasi darurat.
3. “Siapa PIC saya selama persiapan hingga hari-H?”
   Untuk menghindari miskomunikasi, kamu perlu bertanya siapa orang yang bisa dihubungi setiap saat, hingga memastikan apakah komunikasi akan lewat satu pintu (PIC) atau banyak orang.

Konsultasi dengan Event Organizer bukan cuma soal “tanya harga”, tapi juga bagaimana membangun kepercayaan dan memastikan visi kamu bisa diwujudkan dengan baik. Dengan membawa 5 pertanyaan di atas, kamu bisa menghindari miskomunikasi yang sering terjadi di proses perencanaan event.

Jadi, siap konsultasi event-mu bersama Studio Ink Production?